Gestão e relatórios de telefonia: o segredo para reduzir gastos no seu call center

Nada melhor do que trabalhar usando gestão e relatórios de telefonia. A junção desses dois aliados fará com que você tenha um controle maior dos recursos utilizados pela empresa e também vai facilitar a análise de valores desses serviços.

Para que a gestão e relatórios de telefonia dê certo, é necessário ter um funcionário que consiga avaliar os dados e saber exatamente o que fazer para melhorar o quadro do seu negócio.

Algo que pode ajudar nessa missão são as ferramentas que emitem os relatórios de telefonia. Elas facilitam a leitura das informações, o que simplifica a gestão dos serviços telefônicos de forma eficaz.

Dessa forma, você conseguirá diminuir os gastos telefônicos, além de investir em recursos e serviços que realmente vão fazer a diferença no dia a dia da sua empresa.

Quer saber mais sobre gestão e relatórios de telefonia? Lendo esse post, você vai saber mais sobre eles, as mudanças que podem trazer para o seu negócio e dicas de como estruturar o relatório da maneira correta.

Por que trabalhar com gestão e relatórios de telefonia?

Hoje em dia, nenhum call center sobrevive sem estratégias de telecomunicação. A comunicação com os clientes pode ser feita por meio de telefone ou aplicativos de celular.

Os planos de uso de linhas telefônicas empresariais estão cada vez mais caros, o que pode prejudicar o controle financeiro do seu negócio.

A melhor forma de poupar dinheiro é usar a gestão e os relatórios de telefonia. Assim, você consegue avaliar se todos os serviços estão sendo realmente utilizados. Dessa forma, é possível cancelar o que seus funcionários não estão usando e poupar dinheiro.

É aqui que entram os benefícios dos relatórios de telefonia. Ele auxilia o gestor a controlar e gerenciar a telecomunicação da empresa, além dos gastos e necessidades de funcionamento.

Os relatórios de telefonia são extremamente importantes para os call centers e centrais de atendimento ao cliente. Além de ajudar na gestão, eles também colaboram em outras tarefas, como contato com clientes, negociação de vendas e resolver questões dos consumidores.

Quanto maior a empresa, mais ela precisa de uma boa gestão e relatórios de telefonia, pois é mais difícil controlar o consumo de serviços utilizados mensalmente por um número maior de funcionários e setores.

Para garantir um atendimento de qualidade e a satisfação dos clientes, é necessário mais atenção e estratégias de comunicação eficazes.

Essas melhorias vão além de uma boa infraestrutura, passando também pelo controle dos recursos utilizados, visando melhorar a performance da empresa e da equipe de atendimento.

Com os relatórios de telefonia, você consegue visualizar melhor os pontos que precisam de ajustes dentro da sua estratégia de comunicação. Também é possível identificar o que é preciso para atingir seus objetivos, métricas e necessidades.

Outro benefício é saber exatamente qual tipo de serviço é o melhor para a sua empresa e para a sua equipe. Sendo assim, você consegue negociar valores e descontos com os fornecedores e pagar um preço bem mais em conta ou então fazer a portabilidade sem problemas.

Às vezes, também é possível avaliar a necessidade de se trabalhar com duas operadoras ao mesmo tempo, uma para plano fixo e outra para plano móvel, por exemplo. Os relatórios de telefonia conseguem mostrar se esse é o caso do seu negócio.

Como elaborar um relatório de telefonia?

É o gestor que irá indicar quais são os pontos mais importantes para o seu relatório de telefonia, pois eles podem variar de empresa para empresa.

Mas, existem alguns fatores presentes na maioria dos relatórios de telefonia, que ajudam na análise dos serviços telefônicos.

• Operadora: principalmente quando a empresa usa mais de uma no dia a dia
• Número do contato: Número do cliente que recebeu ou efetuou o contato com a empresa
• DDD de destino: código de localização do telefone do cliente
• DDD de origem: código de localização do telefone da empresa, principalmente quando o empreendimento possui filiais
• Data e hora: momento exato do contato por telefone ou mensagem
• Duração de chamada: Tempo gasto no contato
• Volume de dados trafegados diariamente: número de ligações efetuadas e o tempo total de contato
• Limites de franquia: os dados determinados em contrato junto ao fornecedor de serviços telefônicos
• Valor por chamada: valor total de todos contatos efetuados por ligação ou mensagem
• Valores extras: valor dos limites e franquias ultrapassadas
• Tributos: impostos cobrados em todas as ligações feitas

Como criar um relatório de telefonia?

A criação de um relatório de telefonia também é responsabilidade do gestor, assim como levantar os dados necessários para o seu preenchimento.

Mesmo assim, seus funcionários têm um papel importante nessa etapa da criação de um relatório de telefonia, já que são eles que estão utilizando diariamente os serviços e recursos adotados para melhorar a rotina dessa área.

Um bom software de gestão também pode ajudar muito na execução dessa tarefa. Ele pode criar esse documento de maneira automática, facilitando a leitura e o entendimento dos dados.

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